Modelo de Ordem de Serviço: Campos Obrigatórios e Campos por Tipo de Assistência
Resposta rápida:
Toda ordem de serviço precisa de: número da OS, dados do cliente (nome e telefone), identificação do item (nome, marca, modelo e número de série), problema relatado, diagnóstico, orçamento separado em peças e mão de obra, status, datas de entrada, previsão e entrega, prazo de garantia e assinatura do cliente. Além disso, cada tipo de assistência tem campos próprios: IMEI e acessórios em celulares, pulseira e mecanismo em relojoaria, voltagem em eletrodomésticos, aro em bicicletas.
Um bom modelo de ordem de serviço tem duas partes: os campos que toda OS precisa, em qualquer ramo, e os campos específicos do tipo de item que você conserta. Usar o mesmo formulário genérico para um relógio e uma furadeira faz as informações importantes irem parar no campo "observações" — onde ninguém encontra depois.
Campos que toda ordem de serviço precisa
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Número da OS | Identificação única para cliente e oficina |
| Cliente (nome e telefone) | Contato e histórico |
| Item: nome, marca, modelo, nº de série | Evita trocas e identifica peças |
| Problema relatado | O que o cliente disse, com as palavras dele |
| Diagnóstico | O que o técnico encontrou |
| Orçamento: peças + mão de obra | Valor que o cliente aprova |
| Status | Aguardando diagnóstico, aprovação, peças, em andamento, pronto, entregue |
| Datas: entrada, previsão, entrega | Prazo combinado e cobrança de retirada |
| Garantia | Prazo por escrito (mínimo legal de 90 dias para bens duráveis, art. 26 do CDC) |
| Assinatura do cliente | Autorização do serviço e ciência dos termos |
Campos específicos por tipo de assistência
| Tipo de assistência | Campos recomendados |
|---|---|
| Ferramentas elétricas | Voltagem, acompanha bateria/carregador, estado do cabo |
| Relojoaria | Pulseira, material da caixa, mecanismo, estado do vidro, acompanha caixa/certificado |
| Celulares e tablets | IMEI, senha de desbloqueio (interna), acessórios entregues, estado da tela, liga ou não |
| Informática | Senha do sistema (interna), fazer backup?, acessórios entregues, estado físico |
| Eletrodomésticos | Voltagem, atendimento na oficina ou em domicílio, acessórios |
| Bicicletas | Aro, tipo (mountain bike, speed, elétrica), cor |
| Joalheria | Metal, pedras, peso em gramas, estado na entrada |
Campos internos: o que não deve ir para o cliente
Senhas de aparelhos, observações sobre o comportamento do cliente e custos internos precisam ficar registrados, mas não podem sair no PDF nem no link de acompanhamento. Separe esses dados em campos internos. Além de evitar constrangimento, é uma boa prática de proteção de dados pessoais (LGPD): guarde só o necessário e apague o que não precisa mais após a entrega.
Modelo pronto no sistema
Na OrdemUp, a parte comum da OS já vem pronta, e a parte específica você monta em Configurações → Campos da OS: crie campos de lista, múltipla escolha, texto, número, data ou sim/não, ou aplique o modelo do seu ramo (ferramentas, relojoaria, celulares, informática, eletrodomésticos, bicicletas, joalheria) e ajuste. Os campos aparecem ao abrir a OS, no PDF do orçamento e no link do cliente — exceto os marcados como internos.
Teste com a sua próxima OS: 14 dias grátis, sem cartão. Para entender o documento em detalhes, veja o que é ordem de serviço.
Perguntas Frequentes
O que não pode faltar numa ordem de serviço?
Número da OS, cliente, identificação do item, problema relatado, diagnóstico, valores de peças e mão de obra, status, datas, garantia e assinatura do cliente autorizando o serviço.
Devo colocar a senha do celular na ordem de serviço?
Se precisar anotar a senha para testar o aparelho, registre-a num campo interno, que não é impresso nem enviado ao cliente, e apague a informação após a entrega. Senha nunca deve aparecer no PDF ou em links compartilhados.
Posso usar um modelo de OS em Word ou Excel?
Pode, para começar. O problema aparece com o volume: numeração manual, falta de histórico e estoque desatualizado. Um sistema de OS gera o número, guarda o histórico por cliente e dá baixa nas peças automaticamente.
Como ter campos diferentes para cada tipo de equipamento?
Use um sistema que permita campos personalizados na OS. Na OrdemUp, cada oficina cria os próprios campos (lista, múltipla escolha, texto, número, data, sim/não) ou aplica um modelo pronto do seu ramo.
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